Politica de Tratamiento de Datos Personales

FUNDACIÓN EDUCAMBIO, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, disposiciones que disciplinan en Colombia el tratamiento de datos personales, se permite adoptar la siguiente política de tratamiento de datos personales que regula lo concerniente a la recolección de los datos, los derechos de sus titulares, los deberes de la Organización y el procedimiento para hacer efectivo los derechos entre otros.

El objetivo primordial de este documento es permitir a los titulares de la información conocer las políticas y procedimientos internos que emplea la Organización para el tratamiento de datos, dando claridad y transparencia sobre aspectos esenciales como el ejercicio a su derecho de habeas data, el procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar la información personal recolectada por la Organización y almacenada en sus bases de datos, la destinación dada a los mismos, entre otros, de tal forma que el titular de la información pueda conocer de antemano la manera en que sus datos serán tratados por la Organización. Esta política se regirá por los términos y condiciones que a continuación se establecen, previos los siguientes:

‍CONSIDERACIONES

‍Que FUNDACIÓN EDUCAMBIO es una organización, sin ánimo de lucro, que tiene como propósito lograr una transformación social sostenible a través de oportunidades de educación para niños, niñas y jóvenes de comunidades vulnerables en Colombia, mediante la entrega de Cuadernos, Bibliotecas, Becas y Espacios de transformación. Que, en desarrollo de su actividad social y organizacional, FUNDACIÓN EDUCAMBIO mantiene relaciones de orden profesional, comercial, laboral, administrativa y corporativa con personas de quienes recopila información personal, almacenándola en sus bases de datos bajo un estricto trato confidencial, y con un uso restringido al cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales asumidas en cada una de estas relaciones.Que la Ley 1581 de 2012 consagró un nuevo régimen de protección de datos personales en Colombia, y a fin de normalizar el tratamiento de la información personal que se venía realizando, y ajustarse a lo preceptuado en la nueva normativa, estableció́ la obligación de expedir un documento contentivo de la política de tratamientos de la información que permita al titular de la información, conocer de manera clara y anticipada el uso que tendrían sus datos y los derechos que ostenta frente a estos.Que teniendo en cuenta los derechos y deberes asumidos por la Organización frente al derecho de habeas data de aquellas personas de quienes recolectó información, todas las personas vinculadas a FUNDACIÓN EDUCAMBIO encargadas del tratamiento de datos, como son las directivas, empleados, asesores, y demás, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidos en este documento.Que, en caso de encargarse el tratamiento de la información recolectada por la Organización a terceros, la Organización propenderá́ para que estos actúen con estricto apego a estas normas, y colaborarán con esta a fin de garantizar y respetar en todo momento el derecho de habeas data de los titulares, evitando así́, generar un perjuicio a los titulares de la información, y sanciones administrativas, penales o civiles a la Organización. En ese orden de ideas, los encargados de la información se comprometen a estudiar y mantenerse actualizados en la regulación que se expida sobre datos personales.Que la Organización se encuentra comprometida con el respeto a la información personal y para ello implementa medidas apropiadas y efectivas en su interior, para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.En atención a lo anterior, se establece la política de tratamientos de la información de FUNDACIÓN EDUCAMBIO, que se regirá́ por las disposiciones que a continuación se señalan:

1. Que FUNDACIÓN EDUCAMBIO es una organización, sin ánimo de lucro, que tiene como propósito lograr una transformación social sostenible a través de oportunidades de educación para niños, niñas y jóvenes de comunidades vulnerables en Colombia, mediante la entrega de Cuadernos, Bibliotecas, Becas y Espacios de transformación.

2. Que, en desarrollo de su actividad social y organizacional, FUNDACIÓN EDUCAMBIO mantiene relaciones de orden profesional, comercial, laboral, administrativa y corporativa con personas de quienes recopila información personal, almacenándola en sus bases de datos bajo un estricto trato confidencial, y con un uso restringido al cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales asumidas en cada una de estas relaciones.

3. Que la Ley 1581 de 2012 consagró un nuevo régimen de protección de datos personales en Colombia, y a fin de normalizar el tratamiento de la información personal que se venía realizando, y ajustarse a lo preceptuado en la nueva normativa, estableció́ la obligación de expedir un documento contentivo de la política de tratamientos de la información que permita al titular de la información, conocer de manera clara y anticipada el uso que tendrían sus datos y los derechos que ostenta frente a estos.

4. Que teniendo en cuenta los derechos y deberes asumidos por la Organización frente al derecho de habeas data de aquellas personas de quienes recolectó información, todas las personas vinculadas a FUNDACIÓN EDUCAMBIO encargadas del tratamiento de datos, como son las directivas, empleados, asesores, y demás, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidos en este documento.

5. Que, en caso de encargarse el tratamiento de la información recolectada por la Organización a terceros, la Organización propenderá́ para que estos actúen con estricto apego a estas normas, y colaborarán con esta a fin de garantizar y respetar en todo momento el derecho de habeas data de los titulares, evitando así́, generar un perjuicio a los titulares de la información, y sanciones administrativas, penales o civiles a la Organización. En ese orden de ideas, los encargados de la información se comprometen a estudiar y mantenerse actualizados en la regulación que se expida sobre datos personales.

6. Que la Organización se encuentra comprometida con el respeto a la información personal y para ello implementa medidas apropiadas y efectivas en su interior, para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

En atención a lo anterior, se establece la política de tratamientos de la información de FUNDACIÓN EDUCAMBIO, que se regirá́ por las disposiciones que a continuación se señalan:

1. DEFINICIONES

‍Para efectos de este documento, las siguientes palabras, expresiones, términos o vocablos tendrán las definiciones que a continuación se determinan:

Organización: FUNDACIÓN EDUCAMBIO con NIT 901325100-2, entidad nacional sin ánimo de lucro, con sede en Colombia en la Carrera. 24F Oeste No. 3 103, oficina 301 de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, con correo contabilidad@educambio.org y comunicaciones@educambio.org, responsable del tratamiento de los datos personales.

Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para proteger su derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

‍Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

‍Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

‍Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

‍Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

‍Tratamiento de la información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

‍Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;

‍Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

‍Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Principios rectores: Son aquellos definidos en la Ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y confidencialidad.

‍Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

‍Violación de datos personales: Conducta delictiva establecida en el artículo 269 literal f) del Código Penal Colombiano que determina: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá́ en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

2. PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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‍La Organización y sus encargados realizarán el tratamiento de datos personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

‍b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

‍c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

‍d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

‍e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

‍f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución.
En este sentido, el Tratamiento sólo podrá́ hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

‍g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley 1581 de 2012, se deberá́ manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
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‍De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información gozarán de los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá́ ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, caso en el cual no sería necesaria.

c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Los demás previstos en la ley o la Constitución.

PARÁGRAFO 1. El Titular de la información tendrá́ derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá́ cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Organización.

4. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

‍La Organización como responsable del tratamiento de la información, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, tendrá́ a su cargo los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
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d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
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g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
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h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p) Los demás previstos en la ley y la Constitución.

5. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN – LEY 1581 DE 2012.

‍Cuando la Organización encargue a terceros el tratamiento de la información recolectada, estos deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
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d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
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f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g) Registrar en la base de datos, la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO: En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será́ exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

6. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA.
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‍Para el ejercicio del conjunto de derechos constitucionales al habeas data, tales como el derecho de consulta, rectificación, acceso, actualización, eliminación o retiro y oposición que pueden ejercer los titulares de la información o sus causahabientes y representantes legales, la Organización ha establecido el procedimiento descrito a continuación:

6.1. Quien pretenda hacer valer sus derechos de habeas data ante la Organización, deberá́ acreditar la titularidad del derecho a través de los documentos pertinentes, junto con su documento de identidad, que podrán ser aportados por medio físico o electrónico.

6.2 Cuando el titular actúe mediante apoderado o representante legal, esta condición deberá́ acreditarse con el respectivo poder reconocido ante notario o certificado de existencia y representación legal expedido con una fecha no superior a 30 días.

6.3 Los titulares o interesados deberán presentar a la Organización una solicitud escrita indicando los derechos que pretenden hacer valer, indicando la titularidad de su derecho, relacionando y adjuntando los documentos que así́ lo acreditan y sus datos de contacto. La solicitud se podrá́ presentar en físico en la dirección establecida para ello por la Organización o al correo electrónico destinado para ello en este documento.

6.4 Cuando la información no sea suficiente o no haya claridad en la petición, la Organización podrá́ requerir al solicitante dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, para tener certeza en la titularidad del derecho y el sentido de la petición. En todo caso, los requerimientos de información no serán un obstáculo al ejercicio del derecho de habeas data. Si no se obtuviera una respuesta del solicitante dentro del mes siguiente a la comunicación del requerimiento, y la información aportada inicialmente no permita acceder a la petición, esta se entenderá́ desistida, sin perjuicio de que en un futuro el peticionario decida reactivar su solicitud dando respuesta a lo requerido.

6.5 La Organización podrá́ implementar para el ejercicio de los derechos de habeas data formatos en físico en sus sedes, o electrónicos en su página web.

6.6 Él término de respuesta a las consultas efectuadas por los titulares de la información, será́ de 20 días, y en caso de que la solicitud sea una queja o reclamo él término de respuesta será́ de 30 días. En caso de requerirlo, la Organización podrá́ extender el término de respuesta, informando previamente al solicitante los motivos que le asisten y la fecha estimada.

6.7 Las solicitudes encaminadas al ejercicio del habeas data podrán presentarse en físico en la sede principal de la Organización ubicada en la Carrera 24F Oeste, # 3 - 103, oficina 301, Cali, o al correo electrónico comunicaciones@educambio.org

6.8 Estará a cargo de la atención de peticiones, consultas y reclamos el líder del manejo de datos en la Organización, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

7. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

‍‍El Titular o causahabiente de los datos personales sólo podrá́ elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

8. AUTORIZACIÓN
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‍El Tratamiento de información por parte de la Organización requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La Organización, en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de posterior consulta.

PARÁGRAFO: Los datos de Naturaleza Pública, de conformidad con lo señalado en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorización del Titular de la información.

9. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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‍Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la FUNDACIÓN EDUCAMBIO, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros:

9.1 Tratamiento de datos de participantes en procesos de selección:
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‍Los datos personales de las personas aspirantes a vincularse laboralmente en la Organización serán recolectados y almacenados en carpetas del área de recursos humanos, y serán usados exclusivamente en desarrollo del proceso de selección.
Todos los aspirantes laborales darán su autorización a la Organización para el uso de sus datos personales, quien les explicará el tratamiento que se dará́ a sus datos. Culminado el proceso, la Organización podrá́ optar por la destrucción de la información, o el almacenamiento de esta, en sus bases de datos para futuros procesos de selección por un término no superior a 1 año.
En caso de ser seleccionada la persona, su información será́ almacenada, con ella se abrirá́ su expediente, y se usará para fines exclusivos de la relación laboral.

9.2 Tratamiento de datos de empleados
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‍Cada empleado tendrá́ una carpeta virtual o física que contenga toda la información requerida para el desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las demás obligaciones legales. Podrán tener acceso a esta, el personal de recursos humanos y directivos de la Organización.
La Organización tomará todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad y en especial datos sensibles.
La Organización suministrará los datos del trabajador exclusivamente a las entidades de seguridad social escogidas por el empleado o a la caja de compensación a la que ha sido afiliado el empleador, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones patronales.
La Organización, dado el caso, podrá transferir información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los empleados, a terceros, vinculados a la Organización.
La Organización conservará los datos personales del empleado durante el término de duración de la relación laboral, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este se eliminará de las bases de datos.
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PARÁGRAFO 1. Se autoriza la publicación de información recolectada de los trabajadores, refiriendo esto a imagen, fotografías, videos, y contexto familiar, en la página web de La Fundación Educambio y en las redes sociales de la fundación y de terceros vinculados. De igual modo, los trabajadores quedan notificados que la información sensible que se recopila por La Fundación Educambio se hace en cumplimiento a lo establecido por la Ley de Habeas Data. Acatando los lineamientos constitucionales también se informa, que cuando se trate de datos de carácter sensible, no es obligatorio para el titular otorgar dicha información o autorización para su tratamiento.

9.3 Tratamiento de datos personales de donantes y patrocinadores.

‍La Organización solicitará previa autorización a los donantes y patrocinadores de sus programas sociales para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en las bases de datos de la Organización para el cumplimiento de las obligaciones legales y convencionales que se derivan de la relación jurídica que se sostiene.
Mediante esta información, se mantendrá́ una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del convenio de aportes o donaciones.
La Organización no venderá́, alquilará, comercializará ni transferirá́ ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los donantes o patrocinadores, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.
La información se mantendrá́ almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del convenio celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará de las bases de datos.
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PARÁGRAFO 1. Se autoriza la publicación de información recolectada de los patrocinadores y donantes, refiriendo esto a imagen, fotografías, videos, y contexto familiar, en la página web de Fundación Educambio y en las redes sociales de la fundación y de terceros vinculados. De igual modo, los patrocinadores y donantes quedan notificados que la información sensible que se recopila por la fundación Educambio se hace en cumplimiento a lo establecido por la Ley de Habeas Data. Acatando los lineamientos constitucionales también se informa, que cuando se trate de datos de carácter sensible, no es obligatorio para el titular otorgar dicha información o autorización para su tratamiento.

9.4 Tratamiento de datos de los participantes de programas sociales o aspirantes a estos.

‍La Organización solicitará previa autorización a los participantes de sus programas sociales para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en las bases de datos de la Organización para el cumplimiento de los programas en los que sean participantes o aspirantes, y de las obligaciones legales que se deriven de la relación jurídica que se sostiene.
La Organización utilizará la información para conocer y evaluar la situación del aspirante y de su familia, realizar las preinscripciones e inscripciones a los proyectos y realizar contactos para su posible participación en nuevos proyectos.
Mediante esta información se mantendrá una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del programa.
La Organización podrá transferir información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los beneficiarios, a menos que exista una prohibición de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.
La información se mantendrá́ almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del programa, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará la información de las bases de datos.
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PARÁGRAFO 1. Se autoriza la publicación de información recolectada de los beneficiarios, refiriendo esto a imagen, fotografías, videos, y contexto familiar, en la página web de Fundación Educambio y en las redes sociales de la fundación y de terceros vinculados. De igual modo, los beneficiarios quedan notificados que la información sensible que se recopila por la fundación Educambio se hace en cumplimiento a lo establecido por la Ley de Habeas Data. Acatando los lineamientos constitucionales también se informa, que cuando se trate de datos de carácter sensible, no es obligatorio para el titular otorgar dicha información o autorización para su tratamiento.

9.5 Tratamiento de datos sensibles, niños, niñas y adolescentes.
‍La Organización dará́ tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.
Con relación a los datos de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento se efectuará siempre que: (i) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) se cuente con autorización de su tutor o representante legal; (iv) Se tendrá́ en cuenta su opinión sobre el particular.

9.6. Autorización informada para datos de menores de edad:

‍De acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y con el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, los padres, tutores, guardadores legales, custodios de aquellos menores de edad partícipes de los programas ofrecidos por FUNDACIÓN EDUCAMBIO, autorizan de manera libre, previa, expresa, voluntaria e informada, que los datos brindados para el desarrollo satisfactorio de todos los programas de la Organización, sean incorporados a una base de datos responsabilidad de la FUNDACIÓN EDUCAMBIO , siendo tratados con la finalidad de cumplir los propósitos y fines del programa.
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PARÁGRAFO 1. Dichos datos serán tratados así: 1). Se mantendrá una comunicación eficaz entre los representantes, padres o tutor legales del menor, y la FUNDACIÓN EDUCAMBIO . 2). Se dará seguimiento y evaluará la calidad de todos los programas. 3) Se autoriza la publicación de información del menor, imagen, fotografías, videos, datos académicos y contexto familiar, en la página web de Fundación Educambio y en sus redes sociales y demás terceros vinculados a la Organización 4). Se analizará internamente las calificaciones de los y las estudiantes. De igual modo, el Titular y su Representante, quedan notificados que la información sensible que se recopila por la FUNDACIÓN EDUCAMBIO se hace en cumplimiento a lo establecido por la Ley de Habeas Data. Acatando los lineamientos constitucionales también se informa, que cuando se trate de datos de carácter sensible, no es obligatorio para el titular otorgar dicha información o autorización para su tratamiento.
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PARÁGRAFO 2. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 se advierte al titular de la información que puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos, mediante escrito dirigido a la FUNDACIÓN EDUCAMBIO, a la dirección de correo electrónico comunicaciones@educambio.org , indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar, o mediante correo ordinario remitido a la dirección: Carrera 24F Oeste, # 3 - 103, oficina 301, Cali, Valle del Cauca.

9.7 Tratamiento de datos personales de contratistas y proveedores.

‍La Organización solicitará previa autorización a los contratistas y proveedores para el tratamiento de sus datos personales. El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre.
Mediante esta información, se mantendrá́ una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del contrato.
La Organización podrá compartir, transferir, la información personal sin el consentimiento previo de los contratistas, a lo terceros vinculados a la organización con fines de ayuda mutua y crecimiento de los programas que tiene La Fundación Educambio.
La información se mantendrá́ almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del contrato celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, de igual manera en cualquier momento posterior a la terminación del contrato el propietario de los datos podrá solicitar que se elimine la información de las bases de datos.

9.8 Transferencia internacional de datos personales.

‍Cuando la transferencia se realice a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección, esta solo se realizará previa emisión de declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad competente que la reemplace.
Finalmente, toda transferencia internacional de datos estará́ precedida por la autorización expresa emitida por su titular en los formularios de la entidad o aceptación del tratamiento

‍PARÁGRAFO 1. El tratamiento de datos personales de los donantes internaciones se regirá acorde a los lineamientos establecidos en la presente política de tratamiento de información personal.

10. ¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN RECOLECTA LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO?

‍Dependiendo del tipo de relación, la Organización puede recolectar y usar información de terceros, que incluye, de manera enunciativa pero no taxativa, información de los siguientes tipos:

(a) información identificativa (por ejemplo, nombre, domicilio, código postal, número de teléfono, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico, documento de identificación, organización en la que trabaja y cargo en la misma, etc.)
(b) información familiar, estado civil, hijos, personas a cargo, etc.
(c) información laboral.
(d) información bancaria y financiera.
(e) Datos biométricos, imagen.

PARÁGRAFO 1. El tratamiento de la información recolectada, aplica de igual forma tanto a personas jurídicas como naturales, siempre previo consentimiento de estas.

DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN

‍La Organización podrá́ divulgar, transferir, emitir sin autorización del titular total o parcialmente la información personal recolectada, a terceros vinculados a la organización y también, para responder a exigencias judiciales o administrativas, para la protección de sus derechos legales o la defensa de sus intereses en todo tipo de litigios, la protección de sus intereses, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de cualquier persona.
La Organización podrá́ suministrar información personal a una autoridad gubernamental, judicial u organismo de seguridad que solicite dicha información conforme a la ley. La Organización proporcionará la colaboración e información razonables para responder a dicha solicitud.

11. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

La Organización tomará las medidas técnicas, administrativas e informáticas apropiadas para proteger la información personal recolectada, con el debido cumplimiento de las obligaciones y excepciones correspondientes conforme a la legislación vigente. Solo podrán tener acceso a la información personal de los titulares, los empleados o directivos autorizados que necesiten acceder a dicha información para poder cumplir con sus tareas laborales.

Así mismo, para el cumplimiento y supervisión de la protección de la información personal, FUNDACIÓN EDUCAMBIO ha designado un oficial debidamente capacitado que se encargará de verificar permanentemente el cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos de los titulares de la información. Además, adelantará jornadas de sensibilización y capacitaciones a sus funcionarios con el fin de fomentar una cultura de respeto a la protección de los datos personales.

12. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN

La Organización podrá́ modificar o actualizar su Política de tratamiento de la información, los cambios sustanciales serán comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
Se recomienda a los titulares, terceros, beneficiarios y cualquiera que aplique esta política, la revisión periódica de este documento.

13. ENTRADA EN VIGENCIA.

La política de tratamientos de la información aquí́ contenida, modifica la anterior política y entra en vigencia a partir del 1 de febrero del 2024, y será́ publicada para su consulta en la página web de la Organización www.educambio.org

Al registrarme declaro que: entiendo y acepto que LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO, en adelante, LA FUNDACIÓN con Nit. 901325100-2, con sede en Colombia en la Cra. 24F Oeste # 3– 103 de la ciudad de Cali, Valle del Cauca, requerirá́ el uso de mis datos personales, así como la de mi(s) hijo(s) menor (es) de edad, para las siguientes finalidades:

‍GENERALES PARA GRUPOS DE INTERÉS:

‍1) Verificar datos de referencias.
2) Participar en los diferentes programas, actividades y eventos realizados directamente por LA FUNDACIÓN o a través de alianzas con instituciones del Estado, sociedad civil, sector educativo y privado, fundaciones u organizaciones sociales.
3) Realizar análisis de intereses y preferencias, buscando ofrecer o desarrollar programas, proyectos y actividades que se ajusten a las necesidades de las personas.
4) Evaluar, mantener, mejorar y profundizar en el impacto y evolución de los programas de LA FUNDACIÓN.
5) Suministrar información sobre eventos, novedades, comunicación, y mercadeo relacionada con LA FUNDACIÓN en el desarrollo de los programas fundacionales.
6) Divulgar las actividades de LA FUNDACIÓN en programas televisivos o radiales, páginas web, streaming, redes sociales, plataformas de intercambio de videos y/o material editorial o publicitario elaborado por LA FUNDACIÓN.
7) Llevar registros contables. Así́ como, provisionar y efectuar el pago y/o cobro de los aportes realizados.
8) Comercializar productos y servicios para apoyar la sostenibilidad de proyectos sociales, creativos, culturales o artísticos de LA FUNDACIÓN.
9) Transferir información básica de contacto, esto es nombre, cédula y correo electrónico a entidades que puedan complementar la oferta a nuestros beneficiarios, de tal manera que estos identifiquen al Titular como Beneficiario vigente de LA FUNDACIÓN y contactarlo para ofrecerle nuevos servicios.
10) Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales LA FUNDACIÓN haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregárselos para el cumplimiento del objeto contractual.
11) Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales LA FUNDACIÓN haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregárselos para el cumplimiento del objeto contractual.
12) Compartir información estadística con entidades territoriales o cualquier entidad del Estado, cuando el desarrollo del respectivo programa social se realice en alianza con alguna de ellas; se procurará en la medida que lo permitan los respectivos acuerdos, compartir solo información anonimizada.
13) Controlar el acceso a las instalaciones y garantizar la seguridad de las personas que participan en el programa.

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TÉRMINOS Y USO DE LA IMAGEN

En virtud de tales fines, como se mencionó en la parte introductoria de la presente autorización, se tratarán datos de menores de edad, así como información de carácter sensible como fotografías, videos, voz, huella e información relacionada con la salud, cuyo suministro es facultativo. Entiendo que esa información será utilizada con total respeto a los derechos de los Titulares, y desde ahora autorizo de manera explícita su Tratamiento.

Así mismo, en caso de haber incluido datos personales de beneficiarios en el presente formato que sean mayores y menores de edad, he sido informado que el fin de tratar esta información es que estos adquieran tal calidad y puedan acceder a todos los beneficios ofrecidos por LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO. Declaro que tengo conocimiento acerca de que la autorización de datos personales de menores de edad es facultativa y que las finalidades señaladas se relacionan con su interés superior.

El Tratamiento será necesario para el desarrollo de la relación que la persona que autoriza tenga con FUNDACIÓN EDUCAMBIO, siguiendo los lineamientos de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y la Sentencia C-748 de 2011 respecto al proyecto de ley estatutaria de habeas data y protección de datos personales.

Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012:
‍“Se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta Ley".

‍Sentencia C-748-11:
‍"Esta Sala observa que la interpretación del inciso segundo, no debe entenderse en el sentido de que existe una prohibición casi absoluta del tratamiento de los datos de los menores de 18 años, exceptuando los de naturaleza pública, pues ello, daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el habeas data. En este mismo sentido, debe interpretarse la expresión “naturaleza pública”. Es decir, el tratamiento de los datos personales de los menores de 18 años, al margen de su naturaleza, pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes.

Sumado a la efectividad del interés superior de esta población, también es importante que se les asegure su derecho a ser escuchados en todos los asuntos que los afecten; y el tratamiento de sus datos, sin duda alguna, es un asunto que les concierne directamente. (…) En definitiva, el inciso segundo del artículo objeto de estudio es exequible, si se interpreta que los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular".

Son derechos del Titular del Dato: acceso, actualización, rectificación y supresión. Los canales de consultas y reclamos son:

En atención a lo anterior, se establece la política de tratamientos de la información de FUNDACIÓN EDUCAMBIO, que se regirá́ por las disposiciones que a continuación se señalan:

Correo electrónico: comunicaciones@educambio.org
Teléfono: (+57) 3203949337

En relación con los Datos Personales que FUNDACIÓN EDUCAMBIO proporcione a la persona que brinda la presente autorización o los que esta proporcione como consecuencia de su relación se obliga a: (I) Efectuar el Tratamiento de los Datos Personales de conformidad con la “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” de FUNDACIÓN EDUCAMBIO y las leyes aplicables; (II) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en las que se contengan los Datos Personales; (III) Guardar máxima confidencialidad respecto de los Datos Personales a los que tenga acceso en virtud de la presente autorización; (IV) Realizar el tratamiento exclusivamente para los fines autorizados por FUNDACIÓN EDUCAMBIO de acuerdo con los parámetros de la Política y la legislación legal aplicable; (V) Cumplir con todas las obligaciones que resulten a su cargo, en su calidad de encargado del tratamiento Datos Personales.

La persona que brinda la presente autorización declara contar con autorización de las personas naturales a él vinculadas directa o indirectamente con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales. En virtud de ello, quien suscribe la presente autorización mantendrá indemne a FUNDACIÓN EDUCAMBIO frente a cualquier perjuicio que ésta pudiere sufrir como consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones adquiridas o reclamaciones de terceros que tenga como causa incumplimiento de las obligaciones adquiridas o vulneración de la normatividad vigente en la materia.

Por lo tanto:

Libero a LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO de cualquier responsabilidad por la utilización licita de las Imágenes en los términos señalados. Reconozco y acepto que la decisión de usar o no las Imágenes es un derecho exclusivo de LA FUNDACIÓN o cualquier otra persona natural o jurídica que LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO autorice o ceda sus derechos, quien podrá́ ejercerlo en cualquier momento o lugar conforme a lo estipulado en esta autorización, sin que sea necesario informarle acerca de su determinación, cada vez que las Imágenes vayan o no a ser o sean utilizadas. En consecuencia, manifiesta que conoce y acepta que LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO no está́ obligada a usar las Imágenes.

Declaro expresamente que la autorización que otorgo sobre mis imágenes y/o la de mi (s) hijo (s), cuando el beneficiario del programa es un Menor de Edad, se realiza en forma gratuita y, por tanto, declaro a paz y salvo a LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO por el tratamiento que haga de las imágenes. En consecuencia, me comprometo a no reclamar suma alguna por concepto de la utilización que hiciere LA FUNDACIÓN.

Con base en lo anterior, autorizo a LA FUNDACIÓN EDUCAMBIO para tratar mis datos personales y la de mi(s) hijo(s) o menor(es) de edad, para los fines atrás señalados.

Autorizo el tratamiento de mi información personal de acuerdo con las Políticas de Tratamiento de Datos de LA FUNDACIÓN publicadas en www.educambio.org

Políticas de venta y envíos

PolÍtica de Tratamiento de Datos Personales

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES